Genio Assessoria / Artigos / 7 erros de organização contábil de quem está começando um pequeno negócio
7 erros de organização contábil de quem está começando um pequeno negócio
Quem abre um negócio pequeno em Curitiba costuma dedicar as primeiras semanas ao que o cliente vê: a fachada da loja em Santa Felicidade, o perfil nas redes, o primeiro lote de produtos. A parte contábil fica para depois, e é nesse intervalo que pequenos descuidos se acumulam. Isolado, nenhum deles parece grave. Juntos, transformam o fechamento do mês em uma caçada a comprovantes e deixam o contador trabalhando com informação incompleta. A lista abaixo reúne sete erros frequentes entre quem está começando, o que costuma causá-los e um hábito simples para evitar cada um.
1. Usar a mesma conta para a casa e para o negócio. É o erro mais comum e o que mais complica todos os outros. Quando o mercado da semana, a mensalidade da escola e a compra de mercadoria saem da mesma conta, ninguém consegue dizer com segurança quanto a empresa lucrou de fato. O contador precisa separar os lançamentos um a um, e muita coisa acaba classificada por suposição. Ter uma conta exclusiva para a empresa e tratar qualquer transferência para a pessoa física como retirada registrada já resolve boa parte do problema. A regra prática é esta: o dinheiro do negócio entra e sai pela conta do negócio.
2. Retirar dinheiro sem critério. Muitos donos de pequenos negócios no Bom Retiro ou no Pilarzinho tiram valores da empresa conforme a necessidade do mês, sem distinguir o que é remuneração pelo trabalho e o que é parte do lucro. A distinção existe por um motivo. O pró-labore remunera quem trabalha na empresa e tem tratamento próprio. A distribuição de lucros depende de haver resultado apurado e registrado na contabilidade. Misturar as duas coisas, ou retirar um suposto lucro antes de saber se ele existe, gera inconsistências difíceis de explicar depois. Definir um valor fixo mensal e combinar com o contador quando e como distribuir o restante dá previsibilidade aos dois lados.
3. Guardar documentos em lugares diferentes. Notas de compra no porta-luvas, recibos numa gaveta, comprovantes no celular, contratos no e-mail de um dos sócios. Quando o contador pede o material do mês, sempre falta alguma coisa. O hábito que funciona é ter um único lugar, físico ou digital, com uma pasta por mês e subpastas para entradas, saídas, extratos e contratos. Também vale saber que os prazos de guarda variam conforme o tipo de documento. Muitos precisam ser mantidos por cinco anos ou mais, e documentos ligados a pessoal e a contratos de longa duração costumam exigir prazos maiores. Na dúvida, quem define o critério é o profissional que cuida da sua contabilidade.
4. Achar que o extrato basta e deixar a conciliação de lado. Conciliar é conferir, item por item, se o que aparece no banco corresponde ao que foi registrado. Cada entrada precisa ter uma venda por trás, e cada saída, um documento que a explique. Sem esse cruzamento mensal, várias diferenças passam despercebidas por meses: tarifas esquecidas, recebimentos de cartão que chegam com as taxas já abatidas, lançamentos em duplicidade. Reservar uma hora no início de cada mês para essa conferência, antes de enviar o material ao escritório, reduz o retrabalho e evita que diferenças pequenas virem um nó no fechamento anual.
5. Confundir caixa com resultado. Ter dinheiro na conta no fim do mês não significa que a empresa teve lucro, assim como a falta de dinheiro não significa prejuízo. O fluxo de caixa mostra o que entrou e saiu de fato. O resultado contábil, apresentado na DRE, considera receitas e despesas pela competência, ou seja, pelo mês em que aconteceram, mesmo que o dinheiro circule depois. Uma venda parcelada em dezembro, por exemplo, pesa no resultado de dezembro, mas entra no caixa aos poucos ao longo dos meses seguintes. Aprender a ler esses dois relatórios lado a lado, junto com o balancete, ajuda a tomar decisões com menos sustos.
6. Não separar custos fixos de variáveis. Aluguel, internet e honorários do escritório chegam todo mês, havendo vendas ou não. Matéria-prima, embalagem e comissão acompanham o volume vendido. Quem lança tudo como despesa genérica, sem essa divisão, perde a noção de quanto precisa faturar só para manter as portas abertas. Uma planilha simples com as duas colunas, revisada a cada trimestre, já mostra quais gastos cresceram sem que ninguém percebesse. Para negócios de Colombo, Pinhais ou Almirante Tamandaré que atendem clientes na capital, deslocamento e frete costumam ser os custos variáveis que mais fogem do controle.
7. Escolher o escritório contábil só pelo valor da mensalidade. O contrato de honorários define o que está incluído, como escrituração, conciliação, relatórios mensais, atendimento a dúvidas, fechamento anual e alterações cadastrais. Itens fora desse escopo costumam ser cobrados à parte, e muitos empreendedores só descobrem isso quando a empresa cresce, entra um sócio ou chega o primeiro funcionário. Antes de assinar, vale pedir que o escopo seja descrito por escrito e perguntar como os documentos devem ser enviados, em que prazo os relatórios ficam prontos e quem será o contato no dia a dia. Comparar propostas pelo que entregam, e não apenas pelo valor, evita surpresas mais adiante.
Nenhum desses erros exige conhecimento técnico para ser evitado, apenas rotina. Uma conta separada, uma pasta organizada, uma conferência mensal e uma conversa clara com quem cuida da contabilidade resolvem a maior parte dos problemas de quem está começando. Em empresas familiares, comuns em bairros como a Boa Vista, vale acrescentar um cuidado: deixar combinado por escrito quem faz retiradas, quem autoriza gastos e quem envia o material ao contador. O conteúdo do portal Genio Assessoria é editorial e serve como ponto de partida. As decisões sobre o caso de cada negócio devem ser tomadas com o profissional responsável pela sua contabilidade.