Contas da pequena empresa em ordem: o que separar, guardar e enviar ao contador

Contabilidade do pequeno negócio, explicada por partes

Quem abre um negócio pequeno raramente tem tempo para estudar contabilidade, mas convive com ela todos os dias: no extrato, nas notas e na conversa com o escritório. Este guia percorre a rotina na ordem em que ela costuma aparecer, da separação das contas até a leitura dos relatórios, com exemplos de comércio, serviço e trabalho autônomo em Curitiba e região metropolitana.

Separar as contas da pessoa física e da empresa

O primeiro hábito que um contador pede a quem abre um negócio pequeno é ter uma conta bancária só da empresa. Parece burocracia, mas é a base de tudo o que vem depois. Quando o mercado do fim de semana, a parcela do carro da família e o pagamento de um fornecedor saem do mesmo extrato, ninguém consegue dizer com segurança quanto o negócio faturou nem quanto custou mantê-lo aberto. A mistura também enfraquece a empresa em qualquer questionamento, porque não há como provar que um gasto era de fato do negócio.

Separar não significa que o dono não possa usar o dinheiro que a empresa gera. Significa que essa passagem precisa ter nome. O caminho comum é transferir valores definidos da conta jurídica para a conta pessoal, identificar cada transferência como pró-labore ou distribuição de lucros e evitar pagar despesas da casa com o cartão da empresa. Quem já começou misturando pode fazer a virada no início de um mês: abrir a conta, migrar recebimentos e débitos automáticos e avisar o contador da data em que a separação passou a valer.

Pró-labore e distribuição de lucros não são a mesma coisa

São duas formas diferentes de o sócio receber, e o contador trata cada uma de um jeito. O pró-labore é a remuneração pelo trabalho que o sócio faz na empresa, parecida com um salário. Ele tem valor definido, costuma ser mensal e está sujeito às retenções e encargos que a legislação prevê para esse tipo de pagamento. A distribuição de lucros remunera quem colocou capital e assumiu o risco do negócio. Ela só existe quando há resultado positivo apurado na contabilidade.

O erro frequente de quem começa é retirar tudo como lucro sem que haja escrituração que comprove esse lucro, ou fazer retiradas soltas ao longo do mês sem combinar nada. Na conversa com o escritório, vale perguntar qual valor de pró-labore faz sentido para a atividade, com que frequência os lucros podem ser distribuídos e que documento registra cada retirada. Uma ata simples ou um registro interno assinado pelos sócios evita dúvidas futuras. Isso pesa ainda mais quando há mais de um sócio e as retiradas não são iguais.

Conciliação bancária: o hábito que poupa o fim do ano

Conciliar é comparar, linha por linha, o que aparece no extrato do banco com o que a empresa registrou como entradas e saídas. A tarefa leva pouco tempo quando feita todo mês e vira um problema enorme quando se acumula por um semestre. É nessa comparação que aparecem tarifas bancárias esquecidas, um pix recebido sem identificação, a devolução de um cliente ou um débito automático de que ninguém lembrava. Cada um desses lançamentos precisa de um documento ou de uma explicação.

Uma rotina possível para o pequeno negócio começa no início de cada mês. Baixe o extrato do mês anterior em planilha e anote ao lado de cada lançamento a nota, o recibo ou o contrato que o justifica. O que ficar sem explicação vai para uma lista separada, e essa lista curta é exatamente o que o contador precisa receber. Em Curitiba e região, muitos pequenos comércios recebem por maquininhas de mais de uma bandeira. Nesses casos, vale incluir os relatórios de vendas das operadoras, que mostram as taxas retidas antes do depósito.

Também entram na conciliação as contas que não são bancárias no sentido tradicional: carteiras digitais, saldos de aplicativos de entrega e cartões de crédito da empresa. Cada uma tem seu próprio extrato. Esquecer uma delas é a causa mais comum de diferenças que só aparecem no fechamento anual.

Quais documentos guardar e por quanto tempo

A regra prática mais citada pelos escritórios é guardar por pelo menos cinco anos tudo o que sustenta a contabilidade. Isso inclui notas fiscais de compra e de venda, extratos, recibos, contratos com clientes e fornecedores, comprovantes de despesas e registros das retiradas dos sócios. Documentos ligados a funcionários, a imóveis e ao contrato social têm prazos próprios e, em vários casos, devem ser mantidos por muito mais tempo. Na dúvida, o prazo de descarte de cada tipo de papel é uma pergunta para o contador responsável.

Guardar não precisa significar caixas de papel ocupando a sala. Arquivos digitais organizados por ano e por mês, com nomes padronizados como data, fornecedor e valor, funcionam bem e facilitam o envio ao escritório. O cuidado é ter cópia de segurança fora do computador e não depender só da caixa de entrada do e-mail. Quando o original em papel tem valor jurídico, como um contrato assinado, a versão digitalizada complementa o original, mas não o substitui.

O que enviar ao contador todo mês, e por quê

O fechamento contábil depende do que chega ao escritório. O pacote básico costuma reunir:

• os extratos de todas as contas da empresa.
• as notas de entrada e de saída do período.
• os comprovantes de despesas sem nota.
• os contratos novos.
• as informações sobre empréstimos ou parcelamentos.
• as retiradas feitas pelos sócios.

Compra de equipamento, venda de um bem ou entrada de dinheiro dos próprios sócios também precisam ser comunicadas, porque mudam a forma de registrar.

Cada item tem uma razão. Sem extrato, o contador não fecha o caixa. Sem notas, não sabe o que foi venda e o que foi outro tipo de entrada. Sem as retiradas, não separa o que é despesa do negócio do que é remuneração dos sócios. Combinar uma data fixa de envio, como até o quinto dia útil, e usar sempre o mesmo canal reduz o retrabalho dos dois lados. Muitos escritórios têm uma lista própria do que esperam receber, e pedir essa lista logo no início da relação poupa meses de mal-entendidos.

Balancete, DRE e a diferença entre lucro e caixa

O balancete é uma fotografia de todas as contas da empresa numa data: o que ela tem, o que deve e como chegou ali. A DRE, demonstração do resultado, conta a história do período. Ela começa pela receita das vendas, subtrai o que foi gasto para produzir ou revender, depois as despesas de funcionamento, e termina no lucro ou no prejuízo. Para o dono de um negócio pequeno, ler a DRE do mês com atenção já responde perguntas importantes, como quanto sobra de cada venda e quais despesas cresceram.

Uma confusão comum é esperar que o lucro da DRE apareça inteiro na conta bancária. Ele não aparece, e isso é normal. A contabilidade registra a venda quando ela acontece, mesmo que o cliente quite em três parcelas, e registra a compra de um equipamento aos poucos, ao longo da vida útil dele. O fluxo de caixa mostra o dinheiro que de fato entrou e saiu. Separar custos fixos, como aluguel e honorários, dos variáveis, como mercadoria e comissões, ajuda a entender por que um mês de muitas vendas nem sempre deixa mais dinheiro no caixa.

Escolher o escritório, ler o contrato e acompanhar o crescimento

Na escolha de um escritório, vale observar:

• se ele atende negócios do mesmo porte e da mesma atividade.
• como funciona a comunicação no dia a dia.
• quem será a pessoa de referência.
• de que forma os relatórios são entregues.

O contrato de honorários costuma listar o que está incluído, como escrituração, apuração das obrigações do mês e entrega dos relatórios. Também lista o que é cobrado à parte, como alterações contratuais, declarações extras ou rotinas de funcionários. Ler essa lista com calma evita surpresas na primeira cobrança diferente.

O que está no contrato muda quando a empresa muda. A contratação do primeiro funcionário, a abertura de uma unidade em Colombo ou Pinhais, a entrada de um novo sócio ou o crescimento do faturamento costumam alterar a rotina contábil e, em geral, os honorários. Em empresas familiares, vale combinar por escrito quem responde pela papelada, como cada sócio retira e quem conversa com o contador. Isso evita que a relação de família vire problema de gestão. Contar ao escritório sobre essas mudanças antes que aconteçam é um dos hábitos mais úteis para quem está começando.

Os erros mais vistos no primeiro ano são estes:

• guardar só as notas de venda e esquecer as de compra.
• pagar contas pessoais com a conta da empresa "só desta vez".
• mandar os documentos de três meses juntos.
• aceitar um contrato de honorários sem ler o que fica de fora.
• deixar de anotar retiradas em dinheiro.

Nenhum deles é grave sozinho. Somados, transformam o fechamento do ano numa reconstrução trabalhosa.