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Como organizar o fechamento do mês antes de enviar tudo ao contador: um passo a passo para pequenos negócios de Curitiba
Quem tem um pequeno negócio em Curitiba conhece bem a cena: chega o começo do mês, o escritório contábil manda mensagem pedindo os extratos, e começa a caça às notas esquecidas no porta-luvas, na caixa de e-mail e na gaveta da cozinha. O fechamento mensal não precisa ser assim. Com uma rotina de poucas etapas, feita sempre na mesma semana, o empresário entrega um material completo, reduz as idas e vindas de mensagens e passa a entender o que os números dizem sobre o próprio negócio. O passo a passo abaixo foi pensado para lojas de bairro, prestadores de serviço e autônomos que trabalham entre o Pilarzinho, o Bom Retiro, Santa Felicidade, a Boa Vista e cidades vizinhas como Colombo, Almirante Tamandaré e Pinhais.
Passo 1: separe de vez a conta da pessoa física e a conta da empresa. Esse é o erro mais comum de quem está começando, e ele contamina todas as etapas seguintes. Quando o mercado da semana, a mensalidade da escola dos filhos e a compra de mercadoria saem da mesma conta, o contador precisa adivinhar o que é despesa do negócio e o que é gasto da família. A regra prática é simples: tudo o que entra das vendas cai na conta da empresa, e tudo o que é do negócio sai dela. Se faltou dinheiro em casa, faça uma transferência identificada para a sua conta pessoal, em vez de usar o cartão da empresa no dia a dia.
Passo 2: reúna os documentos de entrada e de saída em um só lugar. Crie uma pasta digital por mês, com subpastas para notas de venda, notas de compra, recibos de despesas e comprovantes bancários. Fotografe o cupom do posto ou da papelaria no mesmo dia, antes que o papel desbote, e salve com um nome que diga data, fornecedor e valor. Contas de energia, aluguel da sala, internet e manutenção de equipamentos também entram aqui. Para quem tem comércio em rua de bastante movimento, como na Avenida Paraná, na Boa Vista, vale reservar dez minutos no fim de cada dia para essa tarefa, em vez de deixar tudo acumular até o dia 30.
Passo 3: faça a conciliação bancária. Conciliar é conferir, linha por linha, se cada movimento do extrato tem um documento correspondente na pasta do mês. Imprima ou abra o extrato, marque os lançamentos já identificados e anote ao lado dos que ficaram sem explicação: uma tarifa bancária, uma devolução de cliente, uma transferência entre contas. Essa conferência costuma revelar cobranças duplicadas, vendas no cartão que ainda não caíram e despesas que ninguém lembrava. Feita todo mês, leva menos de uma hora; deixada para o fim do ano, pode tomar um fim de semana inteiro e ainda deixar lacunas.
Passo 4: classifique os gastos e registre as retiradas dos sócios. Separe as despesas em custos fixos, que se repetem independentemente do volume de vendas, como aluguel e honorários, e custos variáveis, que acompanham o movimento, como mercadoria, embalagens e comissões. Em seguida, registre o que cada sócio retirou e a que título: o pró-labore é a remuneração pelo trabalho na empresa e tem tratamento próprio, enquanto a distribuição de lucros depende de haver resultado apurado na contabilidade. Em empresas familiares, comuns em Santa Felicidade e em Colombo, combinar esses valores por escrito evita mal-entendidos entre parentes e facilita o trabalho do escritório.
Passo 5: monte o pacote mensal para o contador. Uma lista enxuta ajuda a não esquecer nada: extratos de todas as contas da empresa, inclusive aplicações; notas de venda e de compra do período; recibos de despesas; relatório das maquininhas de cartão; contratos novos ou encerrados; e um bilhete curto explicando qualquer fato fora da rotina, como a compra de um equipamento, um empréstimo ou a entrada de um novo sócio. Enviar tudo em uma única remessa, sempre na mesma data, permite que o escritório trabalhe com o mês completo e devolva os relatórios mais cedo.
Passo 6: leia o retorno com atenção. O balancete mostra os saldos de cada conta contábil ao fim do mês, e a DRE simples resume receitas, custos e despesas até chegar ao resultado. Um ponto costuma confundir quem está começando: ter dinheiro em caixa não significa ter lucro, e o contrário também vale. Uma venda feita a prazo entra no resultado do mês, mas o dinheiro só aparece no fluxo de caixa quando o cliente quita a parcela. Se algum número parecer estranho, anote a dúvida e leve para a próxima conversa com o contador; perguntar faz parte do serviço que o contrato de honorários costuma prever.
Passo 7: arquive e planeje o ano. Ao fechar a pasta do mês, guarde uma cópia em outro local, como um disco externo ou um serviço de armazenamento na nuvem. Documentos contábeis e fiscais devem ser mantidos por vários anos, e o prazo exato varia conforme o tipo de papel, por isso vale pedir ao escritório uma tabela de guarda adequada ao seu caso. No calendário, marque também o fechamento anual, quando o contador consolida os doze meses. Quem mantém a rotina mensal chega a esse momento com o trabalho praticamente pronto. Esse é o tipo de hábito que o portal Genio Assessoria procura explicar: organização constante pesa mais do que esforço concentrado na última semana.